Navodila za Saopnet zaledno pisarno

Artikli

 

Vnos artiklov

 

Artikli, ki jih vnesemo v zaledni pisarni, so namenjeni prodaji na vseh blagajnah.

Podatki, označeni z zvezdico, so obvezni.

 

  1. Naziv: Vnesemo ime, po katerem razpoznamo artikel. Naziv se prikaže v šifrantu artiklov na blagajni in tudi na računu.
  2. Opis: Dodatne informacije o artiklu, ki se prikažejo na podrobnostih artikla na blagajni, ne izpišejo pa se na računu.
  3. Vrsta artikla: Izberemo Storitev ali Blago.
  4. Maloprodajna cena: Vnesemo ceno artikla za eno enoto, ki vključuje morebitni DDV.(
  5. Enota: po potrebi vnesemo enoto, npr. kos, liter, meter …
  6. Davčna stopnja: Izbira se prikaže le, če smo davčni zavezanci. Izberemo ustrezno stopnjo za izbrani artikel.
  7. Dovoli spremembo cene na prodajnem mestu: Če je možnost odkljukana, lahko blagajnik pri prodaji spremeni prodajno ceno.
  8. Črtna koda: Vnesemo črtno kodo, s pomočjo katere lahko artikle dodajamo na račun s čitalcem
  9. Šifra artikla: poljubna oznaka
  10. Artikel se prikaže na prodajnem mestu: Če je možnost označena, je artikel mogoče prodajati na blagajni. Sicer se na blagajni ne prikaže.

 

Urejanje artiklov

 

Artikle urejamo enako, kot pri prvem vnosu. Ko artikel shranimo, se posodobijo podatki na vseh blagajnah.

Če blagajna nima internetne povezave, se podatki posodobijo takoj, ko se na blagajni vzpostavi povezava.

 

Brisanje artiklov

 

Z brisanjem artikla ta izgine iz šifranta v zaledni pisarni in na vseh blagajnah. Zbrišejo se tudi hitri gumbi, povezani z brisanim artiklom.

 

Izločitev iz prodaje

 

Če želimo artikel (začasno) izločiti iz prodaje, na artiklu odstranimo kljukico pri nastavitvi »Artikel se prikaže na prodajnem mestu«.

S tako nastavitvijo se artikel ne bo prikazal na blagajnah, zbrisani pa bo tudi hitri gumbi, vezani na ta artikel.

 

Predloge hitrih gumbov

 

Hitri gumbi so bližnjice na blagajni za dodajanje artiklov na račun.

 

Z zaledni pisarni določimo eno ali več predlog za postavitev hitrih gumbov.

Eno predlogo lahko uporablja več blagajn.

Najprej uredimo predloge, nato na posameznih blagajnah določimo, katero predlogo uporabljajo.

 

 

Nova predloga

 

S klikom na znak + dodamo predlogo in jo poimenujemo. Na blagajni se to ime ne prikaže.

 

Skupine gumbov

 

Gumbe lahko za večjo preglednost organiziramo v skupine, ki se na blagajni prikažejo v levem meniju prodajnega okna.

 

Dodajanje skupine

 

  1. Kliknemo Dodaj skupino gumbov
  2. Vpišemo Ime skupine: ime se prikaže v levem meniju prodajnega okna na blagajni
  3. Vnos potrdimo s klikom na kljukico na gumbu za skupino

Zaporedje skupin, ki ga vnesemo v zaledni pisarni, je tudi zaporedje skupin na blagajni.

 

Brisanje skupine

 

  1. Kliknemo na ime skupine
  2. Kliknemo na znak X na gumbu za skupino
  3. V odločitvenem oknu potrdimo brisanje

 

Izbriše se skupina in vsi hitri gumbi v njej.

 

Hitri gumbi

 

Hitri gumb:

  • Je vezan na en artikel,
  • ima naziv (ki ni nujno enak nazivu artikla),
  • barvo ter
  • maloprodajno ceno (samodejno iz cenika).

 

Dodajanje gumbov

 

  1. Izberemo skupino gumbov, kamor želimo dodati gumb.
  2. Kliknemo na prazen gumb z znakom +
  3. V polje Ime artikla vnesemo ime (ali del) artikla iz našega šifranta artiklov in ga s klikom izberemo.
  4. Ime artikla se prenese v naziv gumba, ki ga lahko popravimo. Popravljen naziv velja samo za gumb, ki ga urejamo. Naziv gumba bo prikazan na blagajni.
  5. Izberemo barvo gumba s klikom na puščico v spodjem delu gumba.
  6. Maloprodajna cena za artikel se prikaže samodejno iz cenika.

 

Brisanje gumbov

 

  1. Kliknemo na hitri gumb, ki ga želimo brisati.
  2. Kliknemo na znak X.
  3. V odločitvenem oknu potrdimo brisanje.

 

Načini plačila

 

Načini plačila, ki jih vnesemo v zaledni pisarni, so pri plačilu na voljo na vseh blagajnah.

 

Podprta je gotovina in plačilne kartice.

Gotovina je privzeto že vnesena v sistem.

 

Dodajanje novega načina plačila

 

  1. Kliknemo na znak +
  2. Vnesemo Naziv načina plačila, Mastercard.
  3. Vrsta plačila: plačilna kartica
  4. Način plačila je v uporabi na prodajnem mestu: označimo s kljukico. V nasprotnem primeru plačilo s tem načinom na blagajni ni mogoče (na primer začasno onemogočimo).

 

Nasvet: Kakšne načine plačila naj vnesem?

 

Predlagamo, da preverite v svojem računovodstvu, kako knjiži blagajniške dnevnike:

  • Vsa plačila s karticami se lahko zabeležijo pod eno vrsto plačila,
  • Vsaka kartica je lahko nova vrsta plačila
  • Posamezne kartice so lahko združene v eno vrsto plačila, če banka obveznosti nakazuje zbirno.

 

Blagajniki

 

Blagajniki so posamezniki, ki imajo dostop do blagajniškega programa – ne do zaledne pisarn. Dostopajo lahko do vseh blagajn organizacije. Uporabnik zaledne pisarne, ki želi uporabljati tudi blagajno, mora biti vpisan med blagajnike.

 

 

Nov blagajnik

  1. Vpišemo Ime in Priimek: izpišeta se na blagajni
  2. Vpišemo davčno številko oziroma označimo, da blagajnik nima veljavne slovenske davčne številke
  3. Vnesemo osebno PIN kodo: obvezno mora imeti 4 znake, številke od 0-9. Vsak blagajnik v organizaciji mora imeti unikatno PIN kodo.
  4. Uporabnik je aktiven: aktivni uporabniki imajo dostop do blagajne.

Blagajnik PIN-a ne more spremeniti, določamo ga v zaledni pisarni.

 

Urejanje blagajnika

  1. Izberemo blagajnika
  2. Uredimo podatke kot pri prvem vnosu ter
  3. Kliknemo Shrani.

 

Brisanje blagajnika

  1. Izberemo blagajnika.
  2. Kliknemo Izbriši.
  3. Potrdimo brisanje v odločitvenem oknu.

 

Blagajnika ne bo več na seznamu. Podatek o brisanju blagajnika se takoj pošlje na blagajne, tako da je dostop onemogočen. Če blagajna nima internetne povezave, bo sprememba zaznana naknadno.

 

Blagajne

 

Vsaka blagajna v zaledni pisarni je povezana z enim blagajniškim programom (Saopnet POS), ki je nameščen na napravi, ki jo uporabljamo na prodajnem mestu.

 

Primer: Saopnet POS program želimo uporabljati na prenosniku ter tablici.

V zaledni pisarni odpremo dve blagajni ter prvo povežemo s prenosnikom, drugo pa s tabličnim računalnikom.

 

Nova blagajna

  1. Kliknemo na znak +
  2. Vnesemo naziv blagajne: uporabljen bo v blagajniških evidencah
  3. Vnesemo šifro blagajne: šifra se izpiše kot predpona številke računa. Primer: šifra blagajne je B02, račun bo imel številko v obliki B02-123
  4. Izberemo predlogo hitrih gumbov za to blagajno. Glej Predloge hitrih gumbov.
  5. Digitalno potrdilo: na seznamu izberemo potrdilo, s katerim bodo na blagajni elektronsko podpisani računi, ki se pošiljajo na FURS. Če potrdila v zaledni pisarni še nismo dodali in ga ni na seznamu, ga lahko na tem mestu dodamo. Podatki o potrdilu se bodo samodejno prenesli na blagajno.
  6. Poslovni prostor: na seznamu izberemo poslovni prostor za to blagajno, ki smo predhodno vnesli v meniju Poslovni prostori. Podatek o prostoru se pošilja na FURS z drugimi podatki o računu.

 

 

Povezava blagajne v zaledni pisarni z napravo na prodajnem mestu

 

Ena blagajna je lahko naenkrat povezana z eno napravo.

 

Prva povezava z napravo

  1. Na blagajni v zaledni pisarni kliknemo Povezava z napravo.
  2. Na sivem polju se prikaže ključ za povezavo. Vnesti ga bomo morali na blagajni, zato je najlažje, da ga označimo z desnim klikom miške in izberemo Kopiraj.
  3. Kliknemo »Prenesite namestitveni paket.« Klik bo sprožil prenos programa Saopnet POS na lokalno napravo.
  4. Po prenosu sprožimo namestitev.
  5. Ob zagonu programa Saopnet POS ta zazna, da še ni povezan z nobeno blagajno v zaledni pisarni in zahteva vnos namestitvenega ključa. Če smo ga prej kopirali, kliknemo desno miškino tipko in izberemo Prilepi. Sicer ključ vnesemo sami – in potrdimo.

Blagajniški program Saopnet POS je tako povezan z blagajno v zaledni pisarni in vsi podatki se bodo samodejno prenašali.

  1. Blagajniški program Saopnet POS bo vseboval podatke, ki smo jih vnesli v zaledni pisarni in nastavitve, ki smo jih določil za to blagajno.

 

Blagajna je že povezana z napravo. Uporabljati želim drugo napravo.

  1. Na novi napravi se prijavimo z zaledno pisarno.
  2. Odpremo blagajno, ki jo želimo povezati s to napravo.
  3. Izberemo Povezava z napravo.
  4. Program bo zaznal, da je blagajna že povezana, in nas na to opozoril.

Če nadaljujemo s postopkom, se bo obstoječa povezava z napravo prekinila.

  1. Kliknemo »Prenesite namestitveni paket.« Klik bo sprožil prenos programa Saopnet POS na (novo) lokalno napravo.
  2. Po prenosu sprožimo namestitev.
  3. Ob zagonu programa Saopnet POS ta zazna, da še ni povezan z nobeno blagajno v zaledni pisarni in zahteva vnos namestitvenega ključa. Če smo ga prej kopirali, kliknemo desno miškino tipko in izberemo Prilepi. Sicer ključ vnesemo sami – in potrdimo.
  4. Nova naprava bo prevzela funkcijo prejšnje.

 

Nastavitve tiskalnikov

Tiskalnik namestimo na lokalno napravo, kjer uporabljamo Saopnet POS. Natisnemo testno stran, da se prepričamo, da tiskalnik pravilno deluje.

Ko je blagajna povezana z napravo, lahko določimo tudi nastavitve tiskalnika.

 

 

 

Splošne nastavitve tiskanja

 

V splošnih nastavitvah določimo besedilo v glavi in nogi računa, ki je velja za vse blagajne.

Določimo, ali se na računih izpiše ime blagajnika.

 

Nastavitve za posamezno blagajno

 

Če želimo na posamezni blagajni na računu izpisovati drugo besedilo v glavi in nogi, ju vnesemo na tem mestu.

 

Na seznamu nameščenih tiskalnikov, ki jih Zaledna pisarna zazna, izberemo tiskalnik, ki ga bo blagajna uporabljala za tiskanje računov.

 

Če tiskalnika ni na seznamu v Zaledni pisarni, ponovno zaženemo POS program, s tem se namreč v Zaledni pisarni osveži seznam nameščenih tiskalnikov na lokalni napravi.

 

 

Dnevniki

Blagajniški dnevniki so namenjeni knjiženju v računovodstvu in vsebujejo vse zakonsko potrebne podatke.

Odpiramo in zaključujemo jih na blagajnah, v zaledni pisarni pa jih natisnemo in posredujemo računovodstvu.

Podatki na dnevniku: promet glede na načine plačila, gotovina v blagajni, po blagajnikih, po skupinah artiklov, prodaja posameznih artiklov,  podatki za DDV poročila.

 

Računi

Iz vseh blagajn se podatki o računih sproti prenašajo v zaledno pisarno, če je na blagajni vzpostavljena internetna povezava.

Za vsak račun se prenesejo podatki: številka računa, stranka, znesek za plačilo, datum izstavitve, blagajnik, šifra blagajnika, ZOI in EOR.

 

Pomembni so tudi podatki o davčnem potrjevanju ter stanje:

  • zelena oznaka: račun je bil uspešno potrjen na FURS
  • rdeča oznaka: račun ni bil potrjen na FURS in zraven opis napake
    • S002: Sporočilo ni v skladu s shemo JSON
    • S003: Digitalni podpis ni ustrezen
    • S004: Identifikator digitalnega potrdila ni ustrezen
    • S005: Davčna številka v sporočilu ni enaka davčni številki iz digitalnega potrdila
    • S006: Podatki o poslovnem prostoru niso posredovani
    • S007: Digitalno potrdilo je preklicano
    • S008: Digitalnemu potrdilu je potekla veljavnost
    • S010: Sistemska napaka pri obdelavi

 

Blagajna skuša vsak račun potrditi v času izdaje računa. Če to ni mogoče, bo račun izdan brez potrditve in ne bo imel EOR kode. Če ima blagajna internetno povezavo, se računi prenesejo v zaledno pisarno, kjer je prikazan tudi razlog, zakaj račun ni bil potrjen že v času izdaje računa.

Zaledna pisarna Saopnet skuša vsako uro poslati podatke o nepotrjenih računih na FURS, kar se vidi tudi v zgodovini davčnega potrjevanja. Največkrat račun ni potrjen, ker je v trenutku povezave “padla” internetna povezava. Taki računi se bodo samodejno potrdili po ponovni vzpostavitvi internetne povezave.

 

POZOR:

Če je prisotna vsebinska napaka (seznam zgoraj), jo boste morali odpraviti, da bo mogoče račun davčno potrditi – časa pa imate 2 dni od izdaje računa. Če niso bili potrjeni vsi računi, bo v programu izpisano tudi opozorilo. Nad preglednico računov je tudi filter “Stanje davčnega potrjevanja”, kjer lahko hitro preverite, kateri računi so to.